Opportunité de carrière comme Adjoint(e) exécutif(ve)

Soyez au cœur d’une entreprise en pleine expansion

Vous souhaitez être au cœur d’une entreprise en pleine expansion?
On vous reconnait pour votre sens aigu de la planification, de la priorisation et votre discrétion?
Cette opportunité est pour vous!

Vous avez plus de 10 années d’expérience en soutien exécutif à la haute direction? Vous savez organiser et coordonner d’une main de maitre des activités complexes avec précision et professionnalisme? Vous souhaitez un environnement de travail collaboratif? Vous êtes à l’aise avec les tâches de coordination de projets et connaissez les tâches administratives sur le bout de vos doigts?

Vous cherchez une entreprise en bonne santé financière, généreuse autant pour le salaire que pour les avantages sociaux? Une entreprise qui offre des horaires flexibles et hybrides? Postulez! Vous allez avoir tout ça chez Garaga!

Nous sommes à la recherche d’un Adjoint(e) exécutif(ve) pour accompagner un de nos coprésidents et qui relèvera de la Direction Communications et Affaires corporatives. L’Adjoint(e) exécutif(ve) travaillera en étroite collaboration avec son homologue du Bureau des Coprésidents pour offrir une expérience harmonisée et exemplaire à la haute direction.

Sommaire du poste:

• Date d'entrée en fonction: Dès que possible
• Nombre de poste(s) à combler: 1
• Salaire: À discuter
• Horaire de travail: Temps plein
• Télétravail/Présentiel: Hybride et flexible
• Télétravail/Présentiel: Hybride – 2 jours/sem au bureau
• Tous les avantages sociaux des grandes entreprises dont: Cotisation de 4% de Garaga à votre Régime de retraite ET Soins de santé virtuels gratuits
• Statut de l'emploi: Permanent
• Quart de travail: Jour

Responsabilités clés de l’Adjoint Exécutif:

Gestion de l’agenda et des priorités

• Planifier, organiser et optimiser l’agenda exécutif : réunions, déplacements, priorités et suivis.
• Préparer la documentation requise pour chaque rencontre et en assurer le suivi.

Communication et coordination

• Gérer les communications courantes, filtrer l’information essentielle et assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes.
• Coordonner certains projets spéciaux ou transversaux : suivi des étapes, échéanciers, livrables, et préparation d’analyses ou de notes décisionnelles au besoin.

Voyages et logistique

• Gérer l’ensemble des voyages: itinéraires, réservations, visas, déplacements et coordination logistique du départ au retour.
• Maintenir des dossiers à jour et assurer la fluidité de chaque déplacement.

Préparation et exécution administrative

• Préparer les dossiers, documents, présentations et rapports requis pour les rencontres stratégiques, en assurant la rigueur et la cohérence des livrables.
• Rédiger et tenir à jour des notes de préparation, résumés décisionnels et outils de suivi (Outlook, OneNote, etc.).

Gestion des comptes de dépenses

• Préparer, valider et soumettre les comptes de dépenses des Coprésidents, en assurant exactitude, conformité et suivi des pièces justificatives.
• Effectuer un classement structuré et anticiper les besoins administratifs liés aux dépenses.

Accueil et image du Groupe Garaga

• Répondre aux demandes internes et externes et proposer des réponses adaptées et professionnelles.
• Accueillir, orienter et encadrer les visiteurs pour le Bureau des Coprésidents.

Soutien confidentiel

• Gérer certains volets personnels et administratifs avec discrétion absolue.
• Traiter toute information sensible avec jugement et confidentialité irréprochables.

Profil recherché pour le poste d’Adjoint Exécutif:

• DEC en bureautique, administration ou tout autre domaine connexe.
• Plus de 10 ans d’expérience pertinente en soutien exécutif à la haute direction.
• Anglais: Bilinguisme requis pour communiquer quotidiennement avec des partenaires situés à l’extérieur du Québec, notamment dans le reste du Canada et aux États-Unis.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, OneNote, Teams, PowerPoint, Excel).
• Sens du service, de la planification et de l’anticipation.
• Grande rigueur, fiabilité, jugement professionnel et aisance dans un environnement en constante évolution.
• Discrétion, diplomatie et professionnalisme irréprochables.
• Excellente capacité à gérer le temps, établir les priorités et résoudre les problèmes.
• Sens aigu de l’organisation et capacité à mener plusieurs tâches simultanément.

Garaga est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, et les personnes handicapées. Nous nous efforçons de créer et de maintenir une main-d’œuvre diversifiée où chacun se sent valorisé, respecté et inclus.

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Adjoint Exécutif

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